Sejarah Dan Cara Mengoperasikan Komputer Akuntansi MYOB V18

A. Sejarah MYOB

        MYOB dimulai pada tahun 1991 di Australia dan merupakan salah satu perusahaan yang sukses mengenali kebutuhan yang unik dari perusahaan kecilmenengah sampai perusahaan menengah-besar akan sistem manajemen bisnis (business management systems) yang powerful , mudah dan terjangkau.

        Sukses ini kemudian berkembang ke seluruh dunia. MYOB pada tahun itu juga memenangkan 1991 MacWorld Award untuk kategori Best Accounting Software dan kategori Best Newcomer Software.

        Tahun 1996, MYOB Inc., terus berkembang dan bergerak dibawah paying MYOB Limited. MYOB kemudian mengembangkan 6 cabang untuk meng-cover pemasaran MYOB di seluruh dunia, yaitu MYOB US, Inc., MYOB Canada Inc., MYOB Australia Pty Ltd., MYOB New Zealand, MYOB UK Ltd. dan MYOB Asia, yang saat ini terus berkembang dengan munculnya versi khusus negara lainnya, versi Malaysia adalah yang pertama di Asia, sebelum munculnya versi Singapura, Hongkong dan Asia – International , dan sekarang telah lebih banyak lagi versi negara yang tersedia.

B. Pengertian MYOB

         Menurut Feroza Ranti, MYOB adalah software akuntansi yang berfungsi membantu bagian keuangan dalam menyusun laporan keuangan, lengkap dengan pengendalian inventory, penjualan, pembelian aset perusahaan, ahkan tersedia lebih dari 150 jenis laporan keuangan yang tersimpan secara otomatis da ntersaji secara detail.

         Sedangkan secara umum, pengertian MYOB adalah sebuah software akuntansi yang diperuntukkan bagi usaha kecil dan menngah (UKM) yang dibuat secara terpadu (inteegrated software).

C. Kelebihan Dan Kekurangan MYOB

1. Kelebihan MYOB dibandingkan dengan software akuntansi lain:

• User friendly (mudah digunakan), bahkan oleh orang awam yang tidak mempunyai pengetahuan mendasar tentang akuntansi.
• Tingkat keamanan yang cukup valid untuk setiap user.
• Kemampuan eksplorasi semua laporan ke program Excel tanpa melalui proses ekspor/impor file yang merepotkan.
• Kemampuan trash back semua laporan ke sumber dokumen dan sumber transaksi.
• Dapat diaplikasikan untuk 105 jenis perusahaan yang telah direkomendasikan.
• Menampilkan laporan keuangan komparasi (perbandingan) serta menampilkan analisis laporan dalam bentuk grafik.

 2. Kekurangan MYOB

• Untuk penjualan item, harga peritem hanya bisa di bawah 1M, fungsi pelaporan tidak sebaik DacEasy.
• Dibutuhkan kejelian tinggi untuk memposting akun agar tidak tertukar dengan akun lainnya
• Format Neraca masih menggunakan standar Australia. Neraca yang ditampilkan adalah Aset – Kewajiban = Net Asset (Modal)
• Belum mendukung multi gudang.

 

D. Cara Mengoperasikan Aplikasi MYOB

LANGKAH MENGGUNAKAN APLIKASI KOMPUTER AKUNTANSI MYOB VERSI 18

1.  Membuat Data Perusahaan

2.  Klik tombol start pada Taskbar

3.  Klik All program, pilih MYOB Accouting Plus V18 > MYOB Accounting Plus V18 .Selanjutnya akan tampil jendela Welcome to MYOB Accounting,. berikut penjelasan singkat dari fungsi tombol yg terdapat dalam MYOB:

1. Open your company file, digunakan untuk membuka file yang pernah disimpan (myo)
2. Create a new company file, digunakan untuk membuat data perusahaan baru
3. Explore the sample company, digunakan untuk membuka file contoh yang telahdisediakan oleh MYOB
4. What’s New in this version, digunakan untuk melihat fitur-fitur baru yang terdapat padaMYOB versi ini
5. Exit MYOB Accounting digunakan untuk mengakhiri program MYOB.

4. Klik Create a New company file, maka akan tampil jendela informasi a New Companyfile   Assistant,

5. Klik Next, untuk melanjutkan ke tahap pengisian data perusahaan, Isi data perusahaan

6. Setelah selesai, Klik Next. Berikutnya anda akan mengisi periode akuntansi yang akandigunakan perusahaan.

Ket :

· Current Financial Year : Isi tahun buku pembukuan

· Last Month of Financial Year : Akhir Periode pembukuan

· Conversion Month : Awal Periode Pembukuan

· Number of Accounting Periode : Jumlah Periode

7. Klik Next untuk menampilkan informasi periode akutansi sesuai dengan pengaturan yangtelah dilakukan. Baca kembali informasi yang ditampilkan, jiak terdapat kesalahan klik tombol Back untuk memperbaikinya, jika tidak langsung klik Next

8. Pada kotak pilihan Build Your Account List, anda tentukan cara pembuatan daftar akun yang akan digunakan. MYOB menyediakan 3 pilhan pembukuan daftar akun yaitu :

1. I Would like to start with one of the list provided by MYOB Accounting, artinya Andaakan menggunakan daftar akun yang telah disediakan oleh MYOB
2. I Would like to import to list of account provided by my accountant after I’m donecreating my company file. Artinya anda akan mengimpor daftar akun dari file lain.
3. Would like to build my own accounts list once I begin using MYOB, artinya anda akanmembuat sendiri daftar akun secara langsung.Pada Kasus kali ini Klik pilihan Kedua. Lalu klik Next

9.  Berikutnya akan tampil jendela informasi lokasi penyimpanan file. Standarnya MYOB akan menyimpan file didalam drive C:\myob18ED\(nama perusahaan). Jika ingin mengubah lokasi penyimpanan file klik tombol Change, jika tidak langsung klik  Next.

10. Selanjutnya MYOB akan memproses data perusahaan yag telah kita masukkan.

11. Setelah proses selesai akan tampil informasi Congratulations! Artinya bahwa pembuatanfile perusahaan sukses.

12.  untuk masuk ke menu utama MYOB klik Commad Center, Menu utama MYOB Accounting Plus V18 ditampilkan.

Import Daftar Akun

Setelah daftar akun disiapkan, selanjutnya anda akan mengimpor daftar akun tersebut kedalamMYOB. Berikut langkah-langkahnya

1. Aktifkan program MYOB Accounting Plus V18, lalu buka kembali file anda. (sesuai dengan nama perusahaan yg telah anda buat).

2.Dari menu utama MYOBAccounting  Klik File > Import  Data > Accounts > Account  Information.

3.Kotak dialog Import Fileditampilkan.

4.Pada kotak dialog Open, pilih file daftar_akun yang telah disimpan dalam format Text (Tabdelimited) dilokasi penyimpanan yang anda tentukansebelumnya, lalu klik Open

5.Pindahkan semua fields yang terdapat didalam kolom Import Fields ke dalam kolomMatching Import Field. Caranya klik nama fields terlebih dahulu, lalu klik kolomMatching Import Field, lakukan satu persatu untuk semua fileds.

6.Hasilnya nama fields akan tampil didalam kolom Matching Import Field seperti gambar.

7.Klik tombol Import Proses import file dilakukan

8.Setelah selesai akan tampil informasi seperti gambar. Pada baris records skipped harusterisi angka 0 Jika tidak, berarti akun yang gagal di import dan harus diperbaiki.Lakukan perbaikan setelah selesai import kembali. Klik OK.

1.      Mempersiapkan Data Awal:

2.      Linked Akun

Setelah daftar akun diimpor ke dalam MYOB berikutnya anda akan membuat link akun yang menghubungkan akun satu dengan akun lainnya. Link akun berfungsi untuk mengotomatisasisistem kerja MYOB.

Accounts & banking linked accounts

Berikut ini anda akan membuat link untuk perkiraan buku besar dan kas/bank

(Accounts & Banking Linked Accounts)

1. 1.Dari menu utama MYOB, klik menu Setup > Linked Accounts > Accounts & Banking  Accounts
2. Kotak dialong Accounts & Banking Linked Accounts ditampilkan
3. Keterangan :

• Equity Accounts for Current Earnings = Perkiraan modul untuk laba periode berjalan
• Aquity Accounts for Retained Earnings = Perkiraan modul untuk laba ditahan
• Equity Acconts for Historical Balancing = Perkiraan modul untuk selisih pembukuan
• Bank Account for Electronic Payments = Akun bank untuk pembayaran elektronik
• Bank Account for Unndeposite Funds = Akun untuk menampung penerimaan sementara

       4. Ganti nama akun Hostirical Balancing menjadi selisih pembukuan. Caranya Klik tanda panah   Kotak Equity Account for Historical Balancing.
       5. Pada kotak dialog Edit Account pilih tab Profile ketik : Selisih Pembukuan di dalamkolom Account Name, lalu klik OK
       6. Berikutnya klik tombol panah kotak Electonic Claring Account
       7. Tampil kotak dialong select from list, pilih akun Bank Delta, lalu klik Use Account
       8. Ketika MYOB menampilkan konfirmasi yang menanyakan apakah anda akan mengubah akun untuk pembayaran elektronik, klik Yes.

Linked Sales accounts

Selanjutnya anda akan membuat link untuk akun yang berhubungan dengan penjualan. Berikutlangkah-langkahnya :

1.Pastikan menu utama MYOB Accounting anda masih aktif. Klik menu

Setup > Linked  Accounts > Sales Accounts

2.      Sales Linked Accounts ditampilkan

Keterangan :

• Ø  Asset Account for Trancking Receivables = Perkiraan aktiva untuk menampung piutang
• Ø  Bank Account for Customer Receipts = Perkiraan bank untuk penerimaan piutang
• Ø  I Charge freight on sales = Perkiraan untk menampung biaya penjualan
• Ø  I track deposits collected from customers = Perkiraan penerimaan uang muka pelanggan
• Ø  I give discounts for early payment = Perkiraan untuk menampung potongan penjualan
• Ø  I assess charges for late payment = Perkiraa untuk denda keterlambatan pembayaran

3.Klik tombol drop down pada kotak Asset Account for Tracking Receivables,Pilih akunPiutang Usaha lalu klik Use Account

4.Pada kotak Bank Account for Customer Receipts, ganti menjadi akun Bank Delta

5.Lalu klik pilihan I change freight paid on sales, ganti dengan akun Freight Out/Freight Collected ( Jika ada)

6.      Setelah itu klik kotak pilihan I track deposits collected from customers lalu klik tombol drop down pada kotak Liability Account for customer deposits (Jika ada).

7.      Kemudian pada pilihan I give discount for early payment ganti dengan akun Sales Discount dan pada pilihan I asses charges for late payment ganti dengan akun Late Fees Collected.

Purchases Linked Account

Berikutnya anda akan membuatlink untuk akun yang berhubungan dengan pembelian.Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

1.Dari menu utama MYOB Accounting, klik Setup > Linked Accounts > Purchases Accounts

2.Kotak dialog Purchases Linked Accounts ditampilkan dan Klik tombol drop down Liability Account for Tracking Payables, pilih akun HutangUsaha lalu klik tombol Use Account

Keterangan :

• Liability Account for Tracking Payables = Perkiraan kewajiban untuk hutang
• Bank Account for Paying Bills = Perkiraan untuk pembayaran hutang
• I can receive items without a Supplier bill = perkiraan untuk pembayaran tanpa tagihan
• I pay freight on purchases = Perkiraan untuk biaya angkut pembelian (ganti dengan akun Freigh Paid jika ada)
• I track deposits paid to suppliers = Perkiraan untuk uang muka pembelian (ganti dengan akun Cash In Bank jika ada)
• I take discounts for early payment = Perkiraan untuk potongan pembelian (ganti dengan akun Cost Of Goods Sold/Purchase Discounts)
• I pay charges for late payment = Perkiraan untuk denda keterlambatan pembayaran (ganti dengan akun Late Fees Paid, jika tersedia)

Menghapus Akun:

1.      Buka tampilan akun list.

2.      Pilih akun yang akan di hapus. Lalu klik menu Edit lalu pilih Delete Account.

3.      Ulangi langlah tersebut untuk menghapus akun yang selanjutnya ingin di hapus.

Akun yang tidak boleh dihapus:

1.      Electronic  Clearing Account

2.      Payroll Cheque Account

3.      Payroll Liabilities

4.      Retained Earnings

5.      Current Earnings

6.      Historical Balancing Account

Akun-akun diatas tidak boleh dihapus karena sudah ter-link akun, tapi untuk merapikan daftar akun, akun-akun tersebut boleh dig anti nomer akunnya. Caranya:

1.      Klik tanda panah dipinggir kiri akun tersebut.

2.      Lalu ganti nomer akunnya sesuai keinginan.

Membuat Akun baru:

1.      Buka Tampilan akun list.

2.      Klik New. Lalu masukan nama dan nomor akun yang akan dibuat.

3.      Klik OK.

Membuat daftar Supplier:

1        Pada Command Centres, klik Card File lalu pilih Card List.

2        Pilih pilihan Supplier lalu klik New di bagian bawah.

3        Lalu isikan data pemasok seperti nama pemasok atau nama perusahaan, alamat, kota, nomor telepon, nomor fax, email dan sebagainya.

4        Setelah selesai diisi, klik Buying Details. Pada kotak dialog Paymen is Due isikan jenis transaksi pembayarannya, kemudian pada kotak Discount Days dan Balance Due Days isikan jangka waktu perolehan diskon pada faktur, dan pada kotak Discount for Early Payment isikan besarnya potongan yang akan diperoleh.

5        Klik Ok. Ulangi cara diatas untuk mengisikan dara supplier yang lain.

6        Jangan lupa tambahkan Cash Supplier pada daftar pemasok untuk transaksi pembelian tunai.

Membuat daftar Customer:

1.      Pada Command Centres, klik Card File lalu pilih Card List.

2.      Pilih pilihan Customer  lalu klik New di bagian bawah.

3.      Lalu isikan data pelanggan seperti nama pelanggan atau nama perusahaan, alamat, kota, nomor telepon, nomor fax, email dan sebagainya.

4.      Setelah selesai diisi, klik Selling Details. Pada kotak dialog Paymen is Due isikan jenis transaksi pembayarannya, kemudian pada kotak Discount Days dan Balance Due Days isikan jangka waktu perolehan diskon pada faktur, dan pada kotak Discount for Early Payment isikan besarnya potongan yang akan diperoleh.

5.      Klik Ok. Ulangi cara diatas untuk mengisikan dara supplier yang lain.

6.      Jangan lupa tambahkan Cash Customer pada daftar pemasok untuk transaksi pembelian tunai.

Membuat kartu persediaan:

1.      Pada Command Centres, pilih menu Inventory lalu klik Item List.

2.      Muncul tampilan Item List, klik New lalu isikan nama dan nomor barang.

3.      Beri tanda chek list pada kotak dialog:

I Buy This Item: Hubungkan dengan akun Cost Of Goods Sold

I Sell This Item: Hubungkan dengan akun Sales

I Inventory This Item: Hubungkan dengan akun Merchandise Inventory

4.      Lalu klik Buying Details. Pada kotak dialog Standar Cost isikan harga beli awal satuan barang tersebut, dan pada kotak Buying Unit of Measure isikan satuan barang tersebut.

5.      Pada kotak dialog Tax Code When Bought, isikan jenis pajak yang dipakai saat pembelian barang.

6.      Lalu klik Selling Details. Pada kotak Selling Unit of Measure isikan satuan barangnya dan pada Tax Code When Sold isikan juga pajak yang dipakai saat penjualan barang.

7.      Klik Ok dan ulangi cara diatas untuk mengisikan data barang persediaan yang lain.

Mengisi Saldo Akun:

1.      Pada Command Centres, pilih menu Setup lalu pilih pilihan Balances lalu klik Account Opening Balances.

2.      Isikan saldo akun satu per satu sesuai letak saldo normalnya. Jika ada saldo akun yang berlawanan dari letak saldo normalnya, maka tambahkan tanda min (-) didepan angkanya.

Contoh:

Akun Allowance for Doubtfull Debt (Cadangan Kerugian Piutang) tergolong dalam akun asset yang saldo normalnya di debit, sedangkan akun Allowance for Doubtful Debt saldonya di kredit, jadi contoh penulisannya seperti ini: -500.000. Begitu pula untuk kelompok utang, modal, beban, maupun pendapat jika ada.

3.      Pada kolom paling bawah, kotak dialog Ammount left to be allocated harus bersaldo Rp 0,00 yang menunjukan bahwa saldo debit dan kredit sudah seimbang.

Mengisikan Saldo Awal Kartu Utang, Piutang dan Persediaan:

Mengisikan saldo awal Kartu Utang:

1.      Klik menu Setup lalu pilih pilihan Balances dan klik pilihan Supplier Balances.

2.      Klik Add Purchase.

3.      Isikan nama pemasok pada kotak dialog Supplier Name, isikan tanggal transaksi pada kotak dialog Date dan isikan saldo awalnya pada kotak dialog Total Including Tax. Kotak Tax Code akan terisi secara otomatis dan besarnya pajak juga akan terisi secara otomatis.

4.      Klik Record dan ulangi cara diatas untuk mengisi saldo awal pemasok yang lain.

Mengisikan Saldo awal Kartu Piutang:

1.      Klik menu Setup lalu pilih pilihan Balances dan klik pilihan Customer Balances.

2.      Klik Add Sales.

3.      Isikan nama pelanggan pada kotak dialog Customer Name, isikan tanggal transaksi pada kotak dialog Date dan isikan saldo awalnya pada kotak dialog Total Including Tax. Kotak Tax Code akan terisi secara otomatis dan besarnya pajak juga akan terisi secara otomatis.

4.      Klik Record dan ulangi cara diatas untuk mengisi saldo awal pelanggan yang lain.

Mengisi Saldo Awal Kartu Persediaan:

1.      Pilih Menu Inventory lalu klik Count Inventory.

2.      Isikan jumlah awal persediaan barang dagangan. Klik Adjust Inventory.

3.      Akan muncul kotak dialog Adjustment Information. Pada kotak dialog Default Adjustment Account isi dengan akun Merchandise Inventory.

4.      Klik Continue lalu klik Opening Balances.

5.      Akan muncul tampilan seperti jurnal umum.

6.      Isikan tanggal pencatatannya dan memo dengan dekripsi  singkat mengenai pencatatan. Contoh: Saldo awal Persediaan Barang.

7.      Isikan nomor barang pada kolom Item, dan isikan harga awal per unitnya pada kolom Unit Cost. Pada kolom Account isi dengan akun Merchandise Inventory.

8.      Jika semua barang sudah terisi, klik Record.